決算書や各種資料を安全にお届けする共有フォルダの仕組み

札幌の新陽税理士事務所、吉田です。

お客様との資料のやり取りは、スピードと安全性の両立が大切です。

当事務所では、クラウド共有フォルダを活用し、会計データや決算書、源泉徴収票などを安全かつ効率的に共有しています。

必要なときにすぐ確認できる体制を整えることで、お客様の利便性向上と事務の効率化を実現しています。

共有フォルダ活用の目的

現在はDX（デジタルトランスフォーメーション）が進み、ペーパーレス化が当たり前になりつつあります。

当事務所にも、「決算書を紛失したので再発行してほしい」「データ（PDF）で送ってほしい」「源泉徴収票をもう一度発行してほしい」といったご要望をいただくことが多くあります。

特に源泉徴収票の再発行は、毎年のようにお問い合わせをいただきます。

お客様にとっても、過去の書類を探す時間は無駄が多く、効率的ではありません。

そこで、クラウド上で安全に保管・共有できる環境を整えることで、必要なときにすぐ取り出せる仕組みを導入しました。

安全で確実なデータ共有の仕組み

当事務所では「MyKomon（マイコモン）」というクラウドシステムを利用しています。

社長様や経理ご担当者様ごとにIDと仮パスワードを発行し、インターネット環境があればいつでもアクセスできます。

また、スマートフォンアプリもあるため、外出先でも決算書の内容などを確認することが可能です。

さらに、閲覧権限を細かく設定できるため、「社長だけが見られるフォルダ」「経理担当者だけが利用できるフォルダ」など、個別のニーズに応じた柔軟な運用ができます。

セキュリティに関しては、オンラインバンキングと同等レベルの高いセキュリティ技術を採用しているものになります。PCの入替もクラウドのためデータ移行作業はありません。安心してお使いいただけます。

共有フォルダでやり取りする主な資料

当事務所からは、以下のような資料を共有フォルダにアップロードしています。

• 決算書（確定申告書を含む）
• 届出書類
• 源泉徴収票
• 必要に応じて月次試算表

また、お客様側からも請求書やネットショップの領収書など、電子データをアップロードいただくことができます。

双方向でのやり取りが可能なため、紙の郵送に比べて時間と手間を大幅に削減できます。

利用のメリット（スピード・履歴管理・ペーパーレス化）

共有フォルダを活用することで、書類を物理的に保管する必要がなくなります。

フォルダをお気に入りに登録しておけば、ワンクリックでアクセスでき、必要な部分だけ印刷することも可能です。

書類を都度アップロードしておけば、月末にまとめて整理する必要もありません。

また、操作方法も簡単で、ネットショッピングができる程度のスキルがあれば問題なくご利用いただけます。

お客様からの反応と運用の工夫

多くのお客様から、「とても便利になった」「紙の保管場所を取らないのが助かる」といったお声をいただいています。

一方で、「やはり紙でもほしい」という方には、製本料を少しいただいた上で紙の決算書をお渡ししています。

ただし、当事務所としては、製本で利益を上げることよりも、その作業時間を削減し、より本質的な業務に集中する方が、お客様の満足度向上につながると考えています。

今後も、効率化とお客様の利便性の両立を目指してまいります。

まとめ

新陽税理士事務所では、クラウド共有フォルダを活用し、決算書や源泉徴収票などの重要書類を安全かつ迅速に共有しています。

お客様にとっても、探す手間がなくなり、いつでも必要な資料を確認できる安心の仕組みです。

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