弊所の顧客管理方法について
こんにちは。税理士の吉田です。
今日は弊所の顧客管理方法を紹介したいと思います。
弊所では数年前からMyKomonという名南経営様のクラウドシステムを導入しています。
MyKomon導入により劇的に業務の質が上がり、結果的にお客様へご提供するサービスの質も向上しました。
顧客ごとの業務報告書
顧客ごとに月次での業務報告をまとめています。
例えば、
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・A社売掛金 100,000円 3か月間未回収、連絡は取れるが経営状況が厳しい模様。請求書は送り続けている。 ・コピー機リース契約 書類未確認（次回頂く）、現存コピー機は廃棄処分予定、今後廃棄料が出てくる予定。 |
基本的には各勘定科目の懸案事項、その月の特殊事項をまとめています。
数字以外のことも重要です。
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・社長への指導・助言 ・ヒアリングした事項のまとめ ・今後の事業展開 ・社長に子供が生まれた、社員さんが休職する、など |
これをきちんと書くことで、私（所長）もお客さんの状況や考えなどを理解でき、スタッフにより良いレビューが可能になります。
監査終了後には私の方に報告書が回ってきて、スタッフに色々横やりを入れています。例えば、
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・○○の件、△△にも気を付けた方が良いので関与先に伝えておいてください。 ・利益が上がってきそうなので、○○や△△など節税対策を提案してみてください。 ・○○の取引は△△の書類を確認しておいた方が良いです。 |
クラウドのメリットとしては履歴がわかりやすい、探しやすい、メモを探さなくて良いことが挙げられます。
重要事項は色を付けても良いし、スマホでも見れるし、なぜもっと早く導入しなかったのか悔やまれるほどとても便利です。
資料回収リストの活用
税理士業務は資料回収との闘いです。
特に年末調整や確定申告はたくさんのお客さんへ資料回収のお願いをすることになります。
資料をお預かりしていても大量に書類を用意してもらうので、管理していないと抜け落ちてしまうこともあります。
例えば年末調整なら、
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□ 扶養控除等異動申告書（A様、B様） □ 生命保険控除証明書（A様） □ １２月分給与明細（全員） |
これを資料回収リストにまとめておきます。
チームで仕事をすることもあり他のスタッフが見ても、回収状況がわかります。
資料回収できたら完了ボタンを押すだけで、いつ回収できたか記録も残ります。
初年度のみきちんと資料回収リストを作っておけば、翌年も同じものが使えます。
お客様への連絡は、リストをPDF化しメールするだけなのでとても簡単です。
申告書類、届出書類の提出管理表
申告書、届出書の類は法定申告期限が定められているものが殆どです。
決められた期限までに提出しないと無申告など大問題になります。
主に全体的に管理している項目は、
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・当月申告分の決算や確定申告の進捗管理 ・消費税の本則・簡易の有利選択（事業年度終了2か月前に行う） ・中間納税の有無の管理 ・その他上期源泉、年末調整、償却資産税申告 ・インボイス登録申請の管理 |
所内的にも、資料回収が進んでいない、審理は済んでいるかなど確認できるようになっています。
担当者自身の管理のみならず、管理者にとっても見える化になっています。
スケジューラー、タイムカード
これはMyKomon特有ではありませんが、当然スケジュールの入力・確認もできます。
応接室、車の予約も同時にできるので、ダブルブッキングということもありません。（よく会社にあるホワイトの行動予定表は廃止しました。）
タイムカードは出社ボタン、退社ボタンを押すだけです。もちろん有給管理もできます。
まとめ
クラウドシステム導入により、今まで紙媒体管理が多かったのが、全てネットに集約されています。
私もスタッフが担当している業務が見えてくるので、あれこれ横やりもいれやすくなり、業務品質も上がってきていると実感しています。
コメント
この記事の投稿者
吉田匡
2012年（平成24年）に開業、ホームページ・ブログを見てご依頼頂くことがほとんどです。
経営者・個人事業主・創業準備中の方向けに、税金や経営に関すること（たまにプライベートも）を発信しています。
